Melhoria de Processo¶
Objetivo
Definir, manter e melhorar os processos de desenvolvimento e organizacionais e manter sua adequação aos objetivos organizacionais. Estão incluídas a definição de indicadores para análise da eficácia e adequação dos processos de desenvolvimento, a análise de experiências registradas e a manutenção dos padrões de definição de processos.
Elaborar o Plano de Melhorias do EPG¶
Executor Primário:
- EPG.
Obrigatório:
- Objetivos organizacionais;
- Repositórios de Projetos;
- Repositórios de Processos Organizacionais;
- Resultados de Benchmarks;
- Sugestões de melhorias.
1. Selecionar Participantes do EPG:
A Diretoria deve selecionar os participantes para compor o EPG (Engineering Process Group) de forma que o grupo tenha condições para atuar na elaboração, manutenção e melhoria dos processos de desenvolvimento, observando as condições definidas nas Diretrizes de Regras de Formação de Equipe.
Em caso de renovação de participantes do EPG, é recomendável que os participantes substituídos acompanhem os novos membros no início dos trabalhos, como forma de capacitação adicional.
2. Definir escopo e responsabilidades:
A diretoria define para o EPG: - O escopo de atuação: nas áreas relacionadas ao desenvolvimento de projetos (exceto alocação de pessoas em cliente); - Principais responsabilidades: manter e melhorar o processo de desenvolvimento, utilizando os resultados dos projetos para sua melhoria. O EPG deve também coletar insumos de melhoria conforme definido em Lista de Ações do EPG.
3. Elaborar o Plano de Melhorias EPG:
Utilizando o template definido, o EPG deve elaborar o Plano de Melhorias indicando a sua vigência.
Planejar, no cronograma, as atividades ordinárias do processo, conforme a Lista de ações do EPG. Para elaborar o cronograma deve ser utilizada a ferramenta definida no Guia Ambientes de Trabalho.
Verificar outras fontes de melhoria, conforme abaixo:
- Verificação de possíveis alterações nas estratégias organizacionais;
- Diagnósticos do processo (avaliações externas, Avaliações oficiais);
- Resultados da Qualidade;
- Resultados de Auditorias de Configuração;
- Resultados de Medições de processo e produto;
- Possíveis Alterações de modelos e normas adotadas;
- Resultados de Análises críticas realizadas no período;
- Lições aprendidas;
- Sugestões de melhorias ou mudanças;
- Resultados de Benchmarking.
O Líder do EPG deve inserir outras atividades decorrentes das fontes de melhoria no planejamento.
4. Aprovar e Divulgar o Plano de Melhorias:
O Plano de Melhorias deverá ser verificado pelos integrantes do EPG e aprovado também pelo EPG. A aprovação pode ser realizada por e-mail ou registro na ferramenta definida no Guia Ambientes de Trabalho e a evidência armazenada no mesmo local do plano.
O alinhamento do plano com a direção deve ser realizado nas reuniões de análise crítica do EPG.
- Cronograma;
- Plano de Melhorias.
Realizar Atividades Planejadas¶
Executor Primário:
- EPG
Obrigatório:
- Cronograma;
- Plano de Melhorias.
1. Realizar reuniões do EPG:
Os assuntos abordados, participantes e os resultados das reuniões do EPG devem ser registrados na ferramenta de gestão definida no Guia Ambientes de Trabalho.
2. Verificar Solicitações de Melhoria:
O EPG deve verificar no repositório as novas solicitações de melhorias para:
- Verificar se a sugestão não compromete a compatibilidade com o modelo CMMI-Dev 2.0;
- Verificar a pertinência da alteração para a Almaviva.
Chegar a um consenso sobra a implementação registrando:
- Complexidade e impacto da alteração (Registrar processos e/ou artefatos que deverão ser revistos de acordo com o item 1 da Lista de Ações do EPG);
- Se será realizada revisão por pares do processo padrão e guias de customização (recomendado sempre que o impacto for considerado grande);
- Impacto e aplicação em projetos em andamento;
- Se o efeito da modificação será analisado utilizando um projeto piloto;
- Prioridade.
O EPG deve informar ao solicitante o status ou resultado da análise da solicitação enviada.
O EPG deve verificar no repositório as solicitações de melhorias analisadas para:
- Revisar a priorização (se necessário);
- Verificar o andamento das solicitações já analisadas e aprovadas para implantação.
Selecionar novas solicitações para implementação registrando:
- Prazo para implementação das Solicitações de Melhorias;
- Os responsáveis pela implementação das Solicitações de Melhorias;
- Baseline prevista para incorporar a melhoria.
3. Realizar reunião de Análise Crítica com a Diretoria:
O Líder do EPG deve realizar a reunião de análise crítica, para abordar os itens definidos abaixo:
- Plano de Melhoria;
- Escopo e Objetivo;
- Riscos;
- Cronograma;
- Alocação e papéis da equipe de projeto;
- Atividades realizadas.
A periodicidade da reunião deve serguir conforme definido no Guia de Lista de Ações do EPG.
Para cada processo é recomendado:
- Analisar a adequação às necessidades da Almaviva;
- Se houver indicadores, analisar resultado consolidado;
- Resultados da reunião anterior;
- Resultado e eficácia das ações propostas em reuniões anteriores.
O resultado da reunião deve ser registrado na ferramenta definida no Guia de Ambientes de Trabalho, compartilhado aos participantes, assim como as ações definidas. Ações que impactam diretamente no processo devem ser registradas como solicitações de melhoria.
4. Realizar atividades do Suporte Lista de Ações do EPG:
Nas datas previstas no cronograma, o EPG deve realizar as ações referentes à Lista de Ações do EPG e registrar seus resultados na ferramenta definida no Guia de Ambientes de Trabalho, bem como quais planos de ação foram definidos e se foram registradas solicitações de melhorias.
Ações que impactam diretamente no processo devem ser registradas como solicitações de melhoria.
- Plano de ação;
- Registro da Reunião de Análise Crítica na ferramenta de gestão;
- Solicitações de Melhorias.
Monitorar Plano de Melhoria¶
Executor Primário:
- EPG.
Obrigatório:
- Cronograma;
- Plano de Melhorias.
1. Acompanhar o Plano / Cronograma:
Conforme periodicidade definida, verificar e atualizar as atividades planejadas e registrar resultados na ferramenta definida no Guia de Ambientes de Trabalho.
Se houver desvios no plano ou nos resultados esperados, o EPG deve registrar e elaborar um plano de ação para trata-lo. Verificar o impacto nas metas do cronograma e no Plano de Melhorias, e se necessário, realizar o replanejamento, atualizando os artefatos relacionados.
Sempre que houver replanejamento, realizar a atividade Elaborar o Plano de Melhoria do EPG.
- Cronograma - Plano de Melhorias;
- Plano de ação;
- Registro de Acompanhamento.
Gerenciar Planos de Ação¶
Executor Primário:
- EPG.
Executores Adicionais
- Gerente da Qualidade;
- Responsável pelo plano de ação.
Obrigatório:
- Plano de ação.
1. Elaborar Plano de Ação:
O EPG pode planejar a implementação de melhorias através da definição de planos de ação, para posterior análise de eficácia e possíveis alterações. Estes planos devem ser registrados na ferramenta definida no Guia de Ambientes de Trabalho.
O plano de ação deve conter:
- Resultados esperados;
- Responsável pela implementação das ações;
- Planejamento de atividades, com datas de início e fim;
- Definição dos projetos pilotos que irão implementar as ações (quando aplicável).
Para a definição de projetos pilotos, é recomendável analisar os itens abaixo:
- A melhoria é significativa para aquele projeto específico;
- Verificar se o projeto está em fases iniciais e se as atividades de adequação do projeto à nova versão não provocam impactos ou riscos significativos aos objetivos do projeto;
- Se a melhoria provocar desvios significativos no projeto, ou se causam impacto em aspectos que concernem ao cliente é necessário obter a aprovação da Diretoria;
- O planejamento do ciclo de vida do projeto permite a obtenção dos resultados em um tempo razoável;
Os planos de ação devem estar em consenso com a área da Qualidade, pois podem necessitar de alterações nos checklists de auditoria.
O EPG é responsável pela comunicação do plano de ação aos envolvidos, obtendo o consenso e comprometimento com o plano.
2. Gerenciar Plano de Ação:
O EPG deve monitorar a execução dos planos de ação, realizando orientações e corrigindo possíveis desvios.
Para a monitoração, o EPG deve obter feedback sobre o uso das melhorias propostas através do responsável pelo plano de ação. É recomendável verificar também o dia-a-dia dos praticantes, através dos resultados das auditorias de qualidade, entrevistas ou workshops com os praticantes.
3. Verificar a Eficácia do Plano:
Ao final do plano de ação, o EPG deve analisar os resultados obtidos e registrar a eficácia das ações. Se os resultados esperados foram alcançados, o EPG deve definir se o Processo da Almaviva será alterado com a melhoria proposta, ou se será inserido na base de conhecimento, como lição aprendida.
Se a decisão for alterar o processo, o EPG deve abrir uma Solicitação de Melhoria.
- Plano de ação;
- Solicitações de Melhorias.
Estabelecer Nova Baseline de Processo¶
Executor Primário:
- EPG.
Obrigatório:
- Solicitações de Melhorias.
1. Analisar SM previstas para geração de nova baseline:
O EPG deve verificar todas as SM analisadas e previstas para a baseline para garantir que estão prontas para serem implementadas em nova versão de processo.
As alterações de processos devem seguir os padrões definidos nas Diretrizes de Gestão de Configuração Organizacional.
2. Verificar a integridade das alterações no processo:
O EPG deve verificar se cada SM incorporou as alterações necessárias, verificando se os documentos fontes do processo foram alterados corretamente e se houve impacto nos itens abaixo:
- Guias e materiais de suporte (técnicos, operacionais);
- Customizações do processo (atualização dos checklists de QA);
- Processo de auditoria do QA nos projetos e nos processos organizacionais;
- Gestão de configuração do portal/repositórios;
- Checklist de Auditorias de Baseline de Processo, Organizacional e de Projetos;
- Diretriz de Medição: indicadores / metas de desempenho;
- Políticas;
- Ambientes padrões;
- Estrutura de equipes de trabalho;
- Verificação de impacto no processo de Treinamento Organizacional.
Recomenda-se a realização de revisão por pares do processo padrão e guias de customização sempre que o impacto for considerado grande.
Após a aprovação da inserção, a SM inserida na baseline deve:
- Ter registro no histórico de versões do Processo;
- Ser encerrada, indicando a versão do Processo em que será inserida.
Após finalização de todas as SMs previstas, o EPG deve solicitar o estabelecimento de nova baseline.
3. Gerar nova Baseline do processo:
O responsável indicado pelo Líder do EPG deverá criar uma nova baseline incorporando todas as melhorias selecionadas e solicitar a auditoria de baseline.
4. Realizar auditoria de Baseline:
O Líder do EPG deve definir quem irá realizar a auditoria da baseline, observando que o responsável alocado não pode ter elaborado nenhuma modificação nos artefatos relacionados nas SM integrantes da baseline.
Para a auditoria de baseline utilizar o checklist para auditoria de baseline de processo. Armazenar o checklist preenchido no repositório do EPG.
Se forem encontradas não conformidades, o responsável pela auditoria deve comunicar ao EPG, que irá solicitar a correção e uma nova baseline deve ser gerada, conforme etapa anterior, e uma nova auditoria deve ser realizada.
Se não forem encontradas não conformidades, o EPG deve ser comunicado para preparar a oficialização da nova versão de Processo e a Qualidade deve ser comunicada para realizar a Auditoria de Publicação antes da liberação da nova versão para os usuários.
- Baseline de processo;
- Checklist Auditoria;
- E-mail.
Estabelecer Nova Versão de Processo¶
Executor Primário:
- EPG.
Obrigatório:
- Baseline do processo.
1. Planejar release de nova versão do processo:
O EPG deve planejar a implantação, observando os seguintes pontos:
- Indentificar os projetos que deverão adotar a nova versão de processo (quando aplicável);
- Recomenda-se que os responsáveis pelos projetos que irão utilizar a nova versão sejam comunicados previamente;
- Se existe necessidade de treinamento;
- Preparação de materiais de treinamento (quando aplicável);
- Solicitação ao RH treinamento para usuários do processo (quando aplicável);
- Identificação dos usuários do processo e definição de calendário de treinamentos (quando aplicável);
- Aquisição de licenças, alterações na infraestrutura de implantação, instalação de ferramentas e migração de dados (quando aplicável).
2. Publicar nova versão do Processo:
Após a realização e fechamento da Auditoria de Publicação, o EPG deve publicar o processo conforme Diretrizes de Gestão de Configuração Organizacional e comunicar a publicação através de envio de e-mail para a Diretoria, informando:
- Versão;
- Resumo das alterações da versão;
- Treinamentos necessários;
- Projetos que irão utilizar nova versão.
3. Prover suporte à utilização da nova versão:
O EPG deve prover suporte à utilização da nova versão, através de orientações e alocação de pessoal para treinamentos.
4. Verificar a eficácia das melhorias implementadas:
O EPG é responsável por avaliar a eficácia das melhorias implementadas nos processos, garantindo a conformidade com os objetivos e metas do Plano de Melhorias Organizacionais. A avaliação da eficácia será monitorada através dos Índice de Qualidade Almaviva (IQA) e Índice de Gestão Almaviva (IGA), obtidos a partir das auditorias dos projetos.
- Planejamento da nova versão / release;
- Comunicação de nova versão de processo;
- Registro de avaliação da eficácia da nova versão;
Revisar Diretrizes de Medição¶
Executor Primário:
- EPG.
Obrigatório:
- Diretrizes de Medição.
1. Analisar as Necessidades de Informação da Almaviva:
O EPG deve ralizar reunião junto à Diretoria da Almaviva para analisar as Diretrizes de Medição atual para verificar se:
- Os objetivos da Almaviva foram alterados;
- As necessidades de informações foram alteradas;
- Os indicadores estão adequados.
Os resultados desta reunião devem ser registrados pelo EPG, na ferramenta definida no Guia Ambientes de Trabalho.
2. Revisar Diretrizes de Medição:
Para cada indicador:
- Nome, sigla e definição;
- Fórmula de cálculo, medidas relacionadas, periodicidade e responsável pela coleta;
- Informações sobre análise (modelo, metas, responsáveis);
- Informações sobre armazenamento e divulgação;
- Estabelecer o nível do indicador: por projeto, por processo ou organizacional.
Para cada medida:
- Nome, sigla e definição;
- Fórmula de coleta, periodicidade, fonte de dados, responsável pela coleta;
- Informações sobre armazenamento.
Para a definição das Diretrizes de Medição, deve ser aberta uma solicitação de melhoria.
3. Obter Aprovação para Diretrizes de Medição:
Após completa definição dos indicadores e medidas relacionadas, o EPG deve obter aprovação formal da Almaviva e registrar no repositório do EPG.
O plano aprovado deve ser disponibilizado no Portal de Processos Almaviva.
- Diretrizes de Medição;
- Registro de Aprovação;
- Solicitações de Melhorias.
Consolidar Resultados do EPG¶
Executor Primário:
- EPG.
Obrigatório:
- Cronograma;
- Plano de Melhorias;
- Registro de Medições.
1. Consolidar resultados:
O Líder do EPG deve realizar uma reunião de análise crítica com a diretoria e grupos de apoio, para abordar os itens definidos abaixo:
- Plano de Melhoria;
- Analisar se o Escopo e Objetivo foram totalmente satisfeitos;
- Analisar a eficácia do tratamento dos Riscos;
- Analisar o atendimento do Cronograma;
- Analisar a eficácia da alocação e papéis da equipe de projeto;
- Analisar as dificuldades encontradas para a realização das atividades;
- Analisar a eficácia dos planos de ação.
Para cada processo:
- Analisar a adequação às necessidades da Almaviva;
- Analisar resultado consolidado dos indicadores.
O resultado da reunião deve ser registrado na ferramenta definida no Guia de Ambiente de Trabalho, compartilhado aos participantes.
As lições aprendidas devem ser registradas na ferramenta definida no Guia de Ambiente de Trabalho, indicando as ações que deveriam ser evitadas e as ações que se mostraram eficazes. As oportunidades de melhoria para os processos devem ser registradas como solicitações de melhoria.
- Lições Aprendidas;
- Registro de Análise Crítica.
Analisar customização¶
Executor Primário:
- EPG.
Obrigatório:
- Guia de Customização de Processo
1. Analisar Customização:
O EPG deve analisar e disponibilizar customizações de processo recebidas pelo Guia de Customização de Processo, que flexibilizem o uso de atividades e artefatos para que os projetos tenham condições de alcançar as metas de custo, prazo e qualidade definidas.
Em materiais recebidos pelo cliente, avaliar se o material atende a Almaviva, analisando o conteúdo do material, se existir o conteúdo mínimo exigido no processo PDM, serão utilizados os artefatos do Cliente, caso contrário, o EPG deve decidir qual a melhor solução.
2. Comunicar QA:
O EPG deve enviar o Guia de Customização de Processos para o QA, aprovando ou reprovando a customização analisada.
- E-mail de Comunicação;
- Guia de Customização de Processos.