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Guia para refinamento de backlog

Objetivo: O refinamento do backlog visa revisar, detalhar e priorizar os itens do backlog para garantir que estejam claros, bem definidos e prontos para serem trabalhados nos próximos ciclos.

Frequência sugerida: Semanal ou por necessidade de demanda.

Participantes: Responsável pelo negócio e demais membros do time.

Duração sugerida: 01 hora a 01h30 minutos.

Organização da cadência

1. Selecione os Itens a Refinar: O responsável pelo negócio deve priorizar os itens mais relevantes e preparar informações sobre eles;

2. Reúna Informações Necessárias: Garanta que haja detalhes suficientes sobre cada item, como descrição, critérios de aceitação e dependências.

Estrutura da Reunião Abertura (5-10 minutos):

  • Revisão do objetivo da reunião;
  • Definição do tempo para cada item (use um timebox para manter o foco).

Discussão dos Itens (40-60 minutos):

  • Apresentação do Item: O responsável pelo negócio apresenta o contexto e os detalhes;

  • Esclarecimento: O time faz perguntas para esclarecer dúvidas;

  • Divisão de Itens Grandes: Trabalhar com lotes menores significa dividir o trabalho em tarefas menores e mais gerenciáveis. A redução do tamanho da entrega também impacta diretamente na complexidade e no risco envolvido. Por exemplo, em vez de estabelecer um lote grande como "Desenvolver o módulo de pagamento", a equipe pode dividir essa entrega em partes menores como "Criar a interface de pagamento", "Implementar a lógica de pagamento" e "Testar o módulo de pagamento". Entregas menores são mais fáceis de gerenciar, priorizar e completar, resultando em um fluxo de trabalho mais contínuo e menos propenso a interrupções. Essa granularidade permite feedback mais rápido e ajustes mais ágeis, aumentando a qualidade e a previsibilidade das entregas.

Atualmente, trabalhamos com alguns níveis de granularidade de backlog que nos permitem quebrar os lotes, como Épicos, Histórias e Tarefas/Tasks. Portanto, é importante estabelecer um padrão ou limite de tamanho para cada nível do backlog e manter essa definição. Dessa forma, o fluxo ficará mais equilibrado e será possível analisar métricas com mais confiabilidade, como o Lead Time, Cycle Time e Throughput.

Priorização e Ajustes (10-15 minutos):

  • O responsável pelo negócio ajusta a prioridade dos itens com base nas discussões;
  • Identifique dependências e possíveis bloqueios.

Encerramento (5-10 minutos):

  • Resumo das decisões tomadas;
  • Identificação de ações pendentes, como buscar mais informações ou validar dependências;
  • Confirmação do backlog refinado para o próximo ciclo.

Boas práticas

  • Use Ferramentas Visuais: Utilize o board para facilitar o acompanhamento em tempo real;

  • Evite Discussões Longas: Se um item gerar muito debate, registre-o e continue a discussão fora da cerimônia;

  • Inclua Stakeholders, se necessário: Quando o item exigir conhecimento específico, convide especialistas ou partes interessadas;

  • Documente Decisões: Certifique-se de que o backlog esteja atualizado com todas as alterações feitas.

Resultados esperados

  • Itens de backlog priorizados e claros;
  • Critérios de aceitação definidos;
  • Estimativas e dependências identificadas;
  • Time alinhado e preparado para o próximo ciclo.