Política para revisão das operações

Objetivo: A Revisão das Operações é uma cadência estratégica voltada para análise do desempenho operacional do time. O objetivo é identificar gargalos, ineficiências, falhas ocasionadas a partir do desenvolvimento e aprimorar a performance do time.

Participantes:

• Gerente do projeto;
• Analista de negócio/requisitos;
• Desenvolvedores;
• Líder técnico.

Pré-requisitos:

• Acesso ao Painel de métricas do PMO;
• Métricas operacionais dos times e sistemas envolvidos: lead time, cycle time, throughput, taxa de falhas, capacidade vs. demanda;
• Levantar falhas (bugs, erros e/ou defeitos) do ciclo;
• Dados adicionais de performance do time.

Organização da cadência:

• Frequência: mensal;
• Duração: 06 horas (ou conforme necessidade do time).

Estrutura da reunião:

Abertura e contextualização:

• Apresentação do propósito da cadência: revisar o desempenho dos sistemas sob uma perspectiva integrada;
• Apresentação das métricas e temas a serem discutidos.

Análise de produtividade e desempenho:

• Revisão de métricas operacionais:

  • Avaliação dos indicadores:
    • Ágil: Throughput, Velocidade da Equipe, Lead Time, Cycle Time de Desenvolvimento;
    • Tradicional: Índice de Desempenho de Prazo (IDP) e Custo (IDC);
    • Outras métricas relevantes para o desempenho operacional.
  • Identificação de desvios e impactos no prazo e custo das entregas;
  • Identificação de tendências e padrões que possam indicar problemas ou oportunidades de melhoria.

Analisar de falhas:

• Analisar as falhas identificadas no ciclo;
• Analisar as classificações por origem (DEV, HML, PRD), impacto, recorrência (requisito, arquitetura, implementação, etc.);
• Taxa de retrabalho e medições (para propor diagnósticos e planos de ações).

Diagnósticar de Eficiência e Ineficiência Sistêmicas:

• Identificar pontos de sucesso obtidos no ciclo;
• Identificar gargalos que ocasionaram retrabalho;
• Mapear os principais pontos e desvios no fluxo de trabalho;
• Discutir sobre interdependências e efeitos ocasionados por falta de desempenho geral.

Avaliar a Capacidade vs Demanda:

• Expor a capacidade produtiva do time;
• Discutir possíveis gargalos e pontos de melhoria;
• Comparar a capacidade produtiva do time vs. o backlog de atuação.

Planejar ações de melhorias:

• Ações corretivas:

  • Desenvolver ações para tratar falhas ou desvios detectados;
  • Desenvolver ações para tratar a queda de performance operacional do desenvolvimento das demandas.

• Ações preventivas:

  • Avaliar o histórico operacional para prevenir possíveis recorrências de falhas ou desvios de produtividade;
  • Avaliar os números operacionais para prevenir possíveis gargalos recorrentes.

Encerramento:

• Compartilhar lições aprendidas (registradas conforme Política de Lições Aprendidas);
• Planejar transição para operação/suporte (quando aplicável);
• Ajustar o planejamento para o próximo período com base nas ações definidas.

Registro e acompanhamento:

Saídas obrigatórias (registro da reunião):

• Análises de produtividade e falhas;
• Gargalos e dependências;
• Ações corretivas e preventivas;
• Lições aprendidas;
• Ajustes de capacidade;
• Ações planejadas;
• Status do Plano de Transição para Operação, quando aplicável;
• Monitoramento de Riscos, Problemas e Oportunidades identificados;
• O registro deve ser feito através de um card no board de Retrospectiva com a label "REVISÃO DAS OPERAÇÕES".

Plano de ação:

Cards nas Ferramentas de Gestão:

• Ações priorizadas, responsáveis, prazos e indicadores de acompanhamento;
• Registro de ações com vínculos aos temas analisados.

Benefícios esperados:

• Visão sistêmica das operações, promovendo sinergia entre áreas;
• Identificação proativa de gargalos, com reações ágeis e coordenadas;
• Melhoria na alocação de recursos com base em dados reais;
• Redução de riscos operacionais, incidentes e desperdícios;
• Maior transparência organizacional, com engajamento de múltiplos stakeholders;
• Promoção da melhoria contínua como prática organizacional permanente.