Política de Lições Aprendida

Objetivo: Promover um ambiente de aprendizado contínuo e melhoria no desenvolvimento de software, garantindo que lições aprendidas de problemas, riscos e oportunidades sejam identificadas, documentadas, compartilhadas e aplicadas eficazmente em projetos futuros. Isso visa gerar valor para a empresa, permitindo a rápida adaptação e aprendizado. Devem ser consideradas tanto as experiências bem-sucedidas quanto as passíveis de aperfeiçoamento.

Participantes: Time do projeto, bem como outras partes interessadas, como pré-venda, comercial, gerente sponsor, PMO, entre outros convidados.

Frequência: De forma periódica ao longo do projeto.

Identificação:

• Durante todas as fases do projeto, os membros das equipes devem estar atentos a eventos significativos, problemas, riscos, sucessos ou falhas que possam servir como lições valiosas;
• As lições aprendidas podem ser identificadas por meio de reuniões de revisão das operações, retrospectiva, revisões de projeto, análises de desempenho, feedback do cliente e outras fontes relevantes, como pré-venda e área comercial;
• É incentivado o compartilhamento de experiências positivas e negativas.

Registro:

• As lições aprendidas devem ser documentadas de forma clara e objetiva, devendo ser registradas como card no Git do Projeto, nos boards "Retrospectiva" e/ou "Riscos | Oportunidades | Problemas";
• Devem ser analisadas para determinar seu impacto potencial em projetos futuros e classificadas com base em sua natureza;
• Caso a lição aprendida seja oriunda de um Problema, RACR, Riscos, Oportunidades, realizar o link com o card de origem;
• As lições devem ser registradas seguindo a estrutura:
  • Título: Descrever de forma objetiva o Problema / Oportunidade
  • Descrição: Descrever objetivamente a Solução do Problema, Oportunidade e/ou Experiência bem sucedida
  • Labels (obrigatórias):
    • LIÇÕES APRENDIDAS
    • BAIXO IMPACTO, IMPACTO MODERADO OU ALTO IMPACTO
    • CATEGORIA (Fonte de Categorias de Lições Aprendidas)

Observar a fonte de Categorias de Lições Aprendidas registradas no projeto padrão do PPA.

Obs: Lições aprendidas que não estejam associadas a um projeto específico, como as provenientes de pré-venda, comercial ou treinamento organizacional, devem ser encaminhadas por e-mail ao EPG, seguindo a estrutura descrita acima.

Disseminação:

• As lições aprendidas devem ser compartilhadas com as equipes relevantes por meio de reuniões, treinamentos, documentos internos e/ou plataformas colaborativas. Destaca-se a importância da aplicação prática dessas lições nos projetos e processos futuros.

Aplicação e Acompanhamento:

• As lições aprendidas devem ser consideradas durante o planejamento e execução de projetos futuros;
• Os líderes de equipe são incentivados a garantir que as lições relevantes sejam aplicadas de forma apropriada, monitorando seu impacto e realizando ajustes conforme necessário;
• O acompanhamento contínuo das lições aprendidas e a retroalimentação do processo de melhoria são essenciais para garantir a eficácia deste processo;
• A base organizacional de lições aprendidas é atualizada periodicamente com base no registro correto nos boards dos projetos (aplicação correta das labels) e nos e-mails encaminhados ao EPG. Essa base pode ser acessada por toda a organização.

Responsabilidades:

• A alta administração é responsável por promover uma cultura de aprendizado e melhoria contínua dentro da organização;
• Os Gerentes dos Projetos são responsáveis por facilitar a identificação, documentação e aplicação de lições aprendidas em seus projetos;
• Todos os membros da equipe são responsáveis por contribuir ativamente para o processo de lições aprendidas, compartilhando suas experiências e insights de forma colaborativa;
• O PMO e EPG são os responsáveis pela atualização da base organizacional de Lições Aprendidas.

Monitoramento e Revisão:

As Lições Aprendidas serão revisadas periodicamente pelo PMO e EPG para garantir sua relevância e eficácia contínuas, incorporando feedback e lições adicionais conforme necessário.

Exemplos de registro de Lições Aprendidas

Exemplo 1:

Título: Falta de Planejamento para Integração de Sistemas

Descrição: O planejamento detalhado e o envolvimento das partes interessadas desde o início são essenciais para evitar falhas, retrabalho e atrasos na integração de sistemas, independentemente da simplicidade aparente da tarefa.

• Labels: LIÇÕES APRENDIDAS; IMPACTO MÉDIO; ARQUITETURA

Exemplo 2:

Título: Atraso na Integração de API com PRODESP

Descrição: Reuniões de alinhamento e revisão conjunta da documentação técnica são essenciais para integrações de APIs com terceiros, garantindo resolução dos problemas e cumprimento de prazos com qualidade.

• Labels: LIÇÕES APRENDIDAS; IMPACTO ALTO; ARQUITETURA; CLIENTE PRODESP;