Política de Gestão de Problemas

Objetivo: Definir estratégia e estabelecer ações para resolução dos problemas ocorridos.

Frequência: Diária. O registro deve ocorrer a cada surgimento do problema e seu monitoramento deve ser realizado em cada cerimonia de Revisão das Operações. O acompanhamento deve ser evidenciado / registrado através da ferramenta de gestão, no board “Riscos | Oportunidades | Problemas”.

Observar as situações para uso obrigatório da Análise de Causa Raiz , através da respectiva Diretriz no PPA.

Participantes: Todos.

Etapas:

Identificar o Problema:

• Identificar os problemas, como atrasos, desvios de orçamento ou baixa qualidade.

Registro na ferramenta de gestão

• Identifique a necessidade de execução da Análise de Causa Raiz conforme os critérios estabelecidos na respectiva Diretriz no PPA.
• Registre o card no board “Riscos | Oportunidades | Problemas” do projeto, descrevendo a questão a ser analisada e indicando a label "PROBLEMA" e a label "RACR" (quando for utilizada a técnica de Análise de Causa Raiz);
• Registre detalhes específicos, incluindo descrição do problema, data de identificação, impacto e partes envolvidas.

Análise de Causa Raiz ou Possíveis Causas

• Identificar e Registrar Potenciais Causas:
  • Utilize ferramentas de qualidade, como Diagrama de Ishikawa, Brainstorming, Diagrama de Pareto, e Cinco Porquês (5 Whys), para identificar e registrar com a equipe a causa raiz ou possíveis causas;
  • Documente a técnica utilizada com os resultados da análise no card criado.

Desenvolver o Plano de Ação

• Desenvolver e Registrar o Plano de Ação:
  • Colabore com a equipe para gerar ideias e soluções para resolver o problema;
  • Avalie as soluções propostas com base em critérios como viabilidade, custo, impacto e tempo necessário para implementação;
  • Selecione a solução mais adequada e registre o plano de ação detalhado no card.

Implementação da Solução

• Implementar e Monitorar a Solução:
  • Atribua responsabilidades claras para a implementação da solução escolhida;
  • Defina prazos realistas e acompanhe de perto a implementação para garantir que ela esteja progredindo conforme planejado;
  • O monitoramento deve ser realizado obrigatoriamente em cada cerimonia de Revisão das Operações.

Eficácia da Solução

• Emitir um Parecer da Eficácia da Solução (para RACR):
  • Após a resolução do problema, avalie os resultados obtidos e registre um parecer da eficácia das ações realizadas / soluções implementadas para o RACR;
  • Atualize a base de dados de lições aprendidas.

Melhoria do Processo

• Os responsáveis devem analisar a eficácia da solução e verificar a possibilidade de implementar a solução no processo padrão ou em suas adaptações para evitar a recorrência de problemas semelhantes.
  • Para este caso, deverá ser encaminhado um e-mail ao EPG com a melhoria proposta.

Importante: Caso identificado(s) Problema(s) no ciclo do projeto, executar os passos/etapas descritos nesta Política.